- Najważniejsze zasady najmu instytucjonalnego
- Co zawiera umowa najmu instytucjonalnego?
- Najem instytucjonalny a najem okazjonalny- Poznaj różnice
- Zarządzanie wynajmem lokali z system CRM
Na czym polega najem instytucjonalny? Jak różni się od najmu okazjonalnego?
Najem instytucjonalny inaczej formuła PRS to specyficzny rodzaj umowy najmu, przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców posiadających działalność gospodarczą. Charakteryzuje się tym, że dotyczy jedynie wynajmu lokali mieszkalnych, co oznacza, że właściciele mieszkań usługowych nie mogą z niego korzystać. Jedną z cech tej formy najmu lokalu jest konieczność zawarcia umowy na czas określony zawierający dokładną datę. Kluczową różnicą pomiędzy najmem instytucjonalnym a klasyczną umową najmu, jest wymóg zawarcia w umowie oświadczenia najemcy o gotowości poddania się egzekucji.
Najważniejsze zasady najmu instytucjonalnego
Najem instytucjonalny zdecydowanie stanowi specyficzny segment rynku najmu oraz regulowany jest szczególnym zestawem zasad. Jaki są najważniejsze regulacje i zasady najmu instytucjonalnego?
▪️ Wynajmującym może być wyłącznie osoba prowadząca działalność gospodarczą polegającą na wynajmie nieruchomości.
▪️ Podczas zawierania umowy najmu instytucjonalnego niezbędny jest udział notariusza.
▪️ Umowa najmu instytucjonalnego umożliwia wykorzystanie uproszczonej procedury eksmisji lokatora.
▪️ Umowa PRS musi być sporządzona na określony czas.
▪️ Czas trwania umowy nie ma narzuconych z góry limitów czasowych i może być on dłuższy niż 10 lat.
▪️ Przy zawarciu umowy najmu sporządza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego. Oświadczenie informuje, że w przypadku wypowiedzenia lub wygaśnięcia umowy najmu, najemca podda się eksmisji oraz jest świadom, że nie przysługuje mu prawo do lokalu zastępczego.
▪️ Zawarcie umowy instytucjonalnej niesie za sobą kaucję zabezpieczającą, której wartość nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu.
▪️ Najem instytucjonalny zabezpiecza również właściciela możliwością potrącenia kaucji podczas trwania umowy, w przypadku zniszczeć lub braku wpłat.
Co zawiera umowa najmu instytucjonalnego?
Umowa najmu instytucjonalnego to szczegółowy dokument, który reguluje warunki wynajmu lokalu.
Jej skład powinien zawierać następujące elementy:
▪️ Informacje o wynajmującym i najemcy, w tym dane identyfikacyjne i adresowe,
▪️ Dokładna charakteryzacja lokalu,
▪️ Precyzyjna data rozpoczęcia i zakończenia, wskazanie ewentualnych warunków przedłużenia lub procedura zakończenia najmu,
▪️ Jasno określone stawki czynszu, zasady ich aktualizacji oraz informacje o innych opłatach związanych z najmem, takich jak media czy eksploatacja,
▪️ Wysokość kaucji oraz zasady jej zwrotu po zakończeniu najmu,
▪️ Obowiązki najemcy w zakresie utrzymania nieruchomości, zasady dotyczące ewentualnych napraw i remontów,
▪️ Szczegółowe postanowienia w przypadku rozwiązaniu umowy najmu przed jej terminem oraz warunki eksmisji,
▪️ Ewentualne zasady dotyczące ubezpieczenia lokalu, zakazu podnajmu czy odpowiedzialności za szkody.
Najem instytucjonalny a najem okazjonalny- Poznaj różnice
Najem instytucjonalny a najem okazjonalny to dwie różne formy obsługi najmu lokali, każdy z nich uregulowany jest innymi przepisami. Co je różni?
Po pierwsze, najem instytucjonalny lokalu przeznaczony jest dla przedsiębiorców, podczas gdy najem okazjonalny jest dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
Drugą różnicą jest zgłaszanie umów. W przypadku najmu okazjonalnego umowę trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego w ciągu 14 dni natomiast umowy PRS tego wymogu nie mają.
Kolejnym aspektem jest czasu trwania umowy. Najem okazjonalny opiera się wyłącznie na umowach czasowych, z limitem do 10 lat. Z kolei umowy najmu instytucjonalnego nie mają limitu czasowego, ale muszą zawierać dokładną datę zakończenia umowy.
Jedną z najbardziej wyróżniających się kwestii jest proces eksmisji. W przypadku najmu okazjonalnego procedura ta jest bardziej skomplikowana. Wymaga nie tylko aktu notarialnego, ale także określenia przez najemcę innego lokalu do zamieszkania po ewentualnej eksmisji oraz oświadczenia właściciela wskazanego lokalu, że przyjmie byłego najemcę. Ta dodatkowa papierologia może zniechęcać potencjalnych najemców. W zakresie najmu instytucjonalnego procedura uproszczona jest jedynie do aktu notarialnego, a najemca przyjmuje do wiadomości brak uprawnień do lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego po eksmisji. Zmniejsza to ewentualne nadużycia ze strony byłego lokatora oraz przyspiesza proces eksmisji.
Co więcej, różnice te dotyczą także kaucji zabezpieczającej. Obie formy regulują kaucje inaczej niż zwykła umowa najmu lokalu. W obu przypadkach jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności czynszu według dnia zawarcia umowy najmu. Kaucje zabezpieczającą w umowie okazjonalnej rozliczamy nie wcześniej niż moment opuszczeniu lokalu. Dopiero po zakończeniu najmu najemca ma prawo odzyskać kaucje, a wynajmujący potrącić z niej koszty wynikające z powstałych zniszczeń lub nieopłaconego czynszu i opłat. Najem instytucjonalny umożliwia właścicielowi pobieranie nieuregulowanych należności z kaucji nawet podczas trwania umowy najmu. Przy takich okolicznościach najemca ma obowiązek wyrównać kwotę kaucji w terminie regulowanym przez umowę lub pisemnie wskazanym przez wynajmującego.
Zarządzanie wynajmem lokali z system CRM
Rozwój rynku wynajmu sprawia, że coraz więcej deweloperów i agencji nieruchomości decyduje się na wynajem w formule PRS.
Kluczem do efektywnego zarządzania portfelem nieruchomości jest wykorzystanie nowoczesnych technologii. Systemy CRM dla agencji nieruchomości i deweloperów, zwłaszcza tak zaawansowane jak VoxCRM , przynoszą duże zmiany w branży nieruchomości, również w zakresie wynajmu. Oferują nowoczesne narzędzia do zarządzania zarówno klientami, nieruchomościami, rozliczeniami jak i innymi obszarami przedsiębiorstwa.
Publikacja ofert
W najmie instytucjonalnym często mamy do czynienia z dużą ilością lokali. Oferty umieszczane są na dedykowanych portalach zajmujących się wynajmem nieruchomości. Ręczne dodawanie każdej oferty byłoby czasochłonne i narażone na błędy. Dlatego systemy CRM dla deweloperów i agencji nieruchomości, poprzez integrację z tymi portalami, pozwalają na automatyczne udostępnianie ofert.
Zapytania klientów
Szybkie odpowiedzi na zapytania klientów mają duże znaczenie w procesie ich pozyskania i, co ważniejsze, utrzymania. W świecie pełnym konkurencji szybkość pierwszego kontaktu może pozwolić na znaczącą przewagę. Aby tak się stało, system ułatwia zarządzanie zgłoszeniami od potencjalnych najemców. Automatycznie pobiera i przechowuje zgłoszenia pochodzące z dedykowanych portali wynajmu nieruchomości, nowoczesnych platform do pozyskiwania leadów lub pośredników. Dzięki gromadzeniu danych potencjalnych najemców w jednym miejscu kontakt z nimi będzie szybszy i bardziej efektywny. Możliwości systemu nie kończą się na samym pobieraniu zapytań, nowe zgłoszenia mogą być również automatycznie przypisywane do wybranych doradców, którzy od razu otrzymują powiadomienie mailowe.
Personalizacja ofert
Możliwość wysyłania spersonalizowanych ofert bezpośrednio z systemu znacząco usprawnia proces komunikacji z potencjalnymi najemcami. Gromadząc szczegółowe informacje o nieruchomościach, takie jak lokalizacja, metraż czy liczba pokoi, a także dodając zdjęcia i plany, możemy za pomocą intuicyjnej wyszukiwarki dopasować idealne mieszkanie i stworzyć atrakcyjną ofertę. System pozwala również na doprecyzowanie profilu potencjalnego najemcy poprzez dodanie jego indywidualnych preferencji. Po wyborze odpowiednich lokali gotową ofertę można wysłać bezpośrednio z systemu, eliminując potrzebę korzystania z innych narzędzi czy skrzynek pocztowych.
Generowanie dokumentów
Gdy nasz najemna zdecydował się na jedną z ofert, mamy możliwość przypisania jego profilu do wybranego lokalu. W procesie wynajmu nieruchomości podobnie jak przy jej sprzedaży wymagane jest przygotowanie licznych dokumentów. Dzięki systemowi mamy możliwość przechowywania spersonalizowanych szablonów, takich jak np. wzór umowy instytucjonalnej. Co więcej, na ich podstawie możemy generować gotowe dokumenty, które zostaną automatycznie uzupełnione danymi zarówno o klientach, jak i nieruchomościach. Przygotowaną w ten sposób dokumentację możemy przesłać najemcy przez e-mail, zapisać jako plik DOC czy PDF albo eksportować do programów księgowych w formacie XML.
Rozliczenia
Wynajmując nieruchomość, musimy liczyć się z regularnymi rozliczeniami z najemcą. W tym aspekcie z pomocą również przychodzi system CRM. Po zawarciu umowy najmu możemy łatwo ustawić harmonogram płatności, określić ewentualne odsetki za opóźnienia oraz rejestrować wpłaty dokonane przez klienta każdego miesiąca. Aby płatności były dokonywane terminowo, system może automatycznie wysyłać powiadomienia do klientów o zbliżających się terminach wpłat. Możliwa jest także integracja z profesjonalnymi systemami księgowymi lub finansowymi.
Analiza danych
Równie ważne jak zarządzanie procesem wynajmu jest zbieranie i analizowanie danych o najemcach. Gromadzenie informacji o preferencjach klientów, ich dotychczasowej historii wynajmu czy innych ważnych aspektach, pozwala właścicielom nieruchomości oraz deweloperom lepiej dostosowywać się do potrzeb rynku. W praktyce przekłada się to na tworzenie ofert bardziej odpowiadających oczekiwaniom najemców oraz skuteczniejsze planowanie przyszłych inwestycji.
Weryfikacja potencjalnych najemców
Dla zapewnienia bezpieczeństwa przy wynajmie lokali niezbędna jest dokładna weryfikacja potencjalnych najemców. Umożliwiają to integracje z systemami zewnętrznymi, jak na przykład simpl.rent. Dzięki takim systemom można szybko i skutecznie sprawdzić tożsamość osoby zainteresowanej wynajmem, jej dochody oraz historię płatniczo-kredytową.
Z licznych udogodnień korzystają nie tylko wynajmujący, ale również najemcy. Napotykając na jakiekolwiek problemy czy usterki w mieszkaniu, mogą je łatwo zgłosić za pomocą dedykowanych formularzy. Wszystkie takie zgłoszenia są automatycznie kierowane do działu obsługi posprzedażowej, gdzie są analizowane i podejmowane odpowiednie działania. Następnie, po zdiagnozowaniu problemu, informacje mogą być przekazywane do działu technicznego z dokładnym zaznaczeniem lokalizacji usterki. Co więcej, każdy najemca ma dostęp do indywidualnej strefy klienta w systemie. Tam może śledzić szczegóły swojej umowy, nadchodzące terminy rozliczeń, zaksięgowane wpłaty czy aktualny status wcześniej wspomnianych zgłoszeń serwisowych.