Alicja Niesłuchowska, Autor w serwisie PROGRAMY CRM

CRM w Excelu

CRM - porównanie / By Alicja Niesłuchowska

Excel jako system CRM – czy jest to możliwe?

Odpowiednie zarządzanie bazą danych stało się kluczem do sukcesu w wielu branżach. Czy możliwe jest jednak użycie zwykłych arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel, do tego celu? Czy tak proste i powszechnie dostępne narzędzie może sprostać wyzwaniom, z jakimi mierzą się przedsiębiorstwa ? Excel, jako narzędzie do prowadzenia bazy danych, ma swoje zalety, zwłaszcza dla małych firm, które nie potrzebują skomplikowanych funkcji baz danych. Jednak współczesny CRM to nie tylko przechowywanie informacji, to automatyzacja i wsparcie od procesu sprzedaży, poprzez księgowość, marketing, aż do obsługi posprzedażowej. A więc czy można zbudować kompletny i dobry CRM w Excelu ?

Excel czy CRM – który z nich jest lepszy?

Arkusze kalkulacyjne, takie jak Excel od lat są popularnymi narzędziami dla firm, które dopiero zaczynają swoją działalność. Pozwalają na przechowywanie i analizowanie danych, prowadzenie prostych baz np. potencjalnych klientów lub oferowanych produktów, a także tworzenie wykresów i raportów. Stworzenie w swojej firmie systemu CRM w Excelu może służyć jako podstawowe narzędzie do zarządzania relacjami z klientami, zwłaszcza jeśli budżet na wdrożenie systemu CRM jest ograniczony.

Jednak programy CRM w Excelu mają swoje ograniczenia. Ręczne wprowadzanie i aktualizowanie danych może być czasochłonne i prowadzić do wielu błędów. Excel nie oferuje funkcji automatyzacji działań, co jest kluczowe dla efektywnej pracy handlowców. Ponadto, bez odpowiedniej struktury, dane mogą stać się rozproszone i trudne do zarządzania, zwłaszcza w przypadku dużej ilości informacji.

Profesjonalne oprogramowania CRM zostały stworzone z myślą o zarządzaniu relacjami z klientami. Oferują one narzędzia, które ułatwiają pracę zespołu sprzedaży, automatyzują codzienne zadania, zwiększają szanse sprzedaży i poprawiają obsługę klienta. Zapewniają również liczne integracje np. z pocztą elektroniczną, bramkami SMS, stroną WWW, systemami ERP, CMS, programami księgowymi lub do automatyzacji marketingu.

CRM jako narzędzie oferuje wiele korzyści. Takich jak lepsza analiza bazy CRM, łatwość dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy, a także zwiększone bezpieczeństwo danych. Program CRM można dostosować do specyfiki firmy, umożliwiając skuteczniejszą komunikację i większą wydajność.

Program CRM lepszy niż arkusze kalkulacyjne? Wybór między Excelem a profesjonalnym systemem CRM zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, budżet, potrzeby i cele biznesowe. Dla małych firm, które dopiero zaczynają, Excel może być wystarczający. Jednak w miarę wzrostu firmy i złożoności potrzeb, warto rozważyć przeniesienie biznesu z Excela do CRM-a. Wdrożenie systemu CRM może znacznie ułatwić zarządzanie relacjami z klientami, zwiększyć efektywność i wspierać dalszy rozwój firmy.

Bezpieczeństwo danych – Excel to nie CRM

Bezpieczeństwo danych jest jednym z kluczowych aspektów, który należy brać pod uwagę podczas pracy z danymi klientów. Tutaj, wyraźnie widać, że CRM jest lepszy niż arkusze kalkulacyjne. Excel, choć popularny i łatwy w użyciu, nie oferuje tych samych poziomów ochrony danych, co dedykowany system CRM. Edycja danych, zarządzanie uprawnieniami dostępu i przechowywanie danych osobowych w Excelu może prowadzić do wielu problemów, zwłaszcza w przypadku większych organizacji. Brak zintegrowanych mechanizmów zabezpieczających i potencjalne ryzyko utraty czy wycieku danych to tylko niektóre z wyzwań, które mogą napotkać firmy, które korzystają z Excel jako systemu CRM.

Dlatego też coraz więcej firm decyduje się na przeniesienie biznesu z Excela do CRM-a, który działa z myślą o ochronie danych. Dedykowany system CRM ma wbudowane narzędzia do zarządzania bezpieczeństwem, takie jak szyfrowanie, autoryzacja, rejestrowanie aktywności użytkowników i wiele innych. Baza danych CRM przechowywana jest w bezpiecznych centrach danych, co zapewnia zgodności z obowiązującymi przepisami np. o ochronie danych.

Bezpieczeństwo danych to jeden z obszarów, w których wybór Excela jako narzędzia do zarządzania może okazać się niewystarczający. W porównaniu z możliwościami, jakie oferuje dedykowany system CRM, Excel może wydawać się znacznie mniej atrakcyjny. Szczególnie w dzisiejszym skomplikowanym i złożonym świecie ochrony danych.

System CRM vs Excel – Porównanie Funkcji

Decyzja o wyborze odpowiedniego narzędzia do zarządzania relacjami z klientami jest kluczowa dla każdego przedsiębiorstwa. Zarówno Excel, jak i informatyczny system CRM, mają swoje unikalne cechy i zalety. Dlatego też wybór między nimi może nie być oczywisty. Warto zainwestować w dedykowany system czy wykorzystać kluczowe narzędzia arkusza i stworzyć w swojej firmie system CRM w Excelu ? Poniżej znajduje się szczegółowe porównanie funkcji systemu CRM i arkusza kalkulacyjnego Excel, które pomoże Ci zrozumieć, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.

System CRM	Excel
Zaawansowane narzędzia do automatyzacji działań sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.	Nie posiada zintegrowanych narzędzi do automatyzacji.
Zapewnia scentralizowaną bazę danych CRM, ułatwiając zarządzanie i analizę informacji o klientach.	Dane mogą być rozproszone i trudne do zarządzania, zwłaszcza w przypadku większych ilości informacji.
Dedykowany system CRM dostosowany jest do ochrony przechowywanych danych z zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie i autoryzacja.	Ograniczone funkcje zabezpieczeń, co może prowadzić do ryzyka utraty czy wycieku danych osobowych.
Możliwość dostosowania systemu CRM do indywidualnych potrzeb firmy.	Mniej elastyczny w porównaniu do dedykowanego CRM.
Wbudowany kalendarz ułatwia planowanie spotkań, zadań i innych aktywności związanych z klientami.	Excel może być wykorzystany do tworzenia prostych kalendarzy.
Zautomatyzowane procesy importu i eksportu danych.	Manualne wprowadzanie danych.
Tworzenie raportów z wybranych obszarów na podstawie przechowywanych danych.	Ręczne tworzenie raportów.
Interakcje z klientami z poziomu systemu.	Możliwość przechowywania danych kontaktowych.
Integracja z innymi systemami, narzędziami, stroną internetową, portalami zewnętrznymi itp.	Możliwość eksportu pliku z danymi, lub ręczne przenoszenie danych
Automatyczne generowanie dokumentów, umów czy faktur na podstawie przechowywanych w systemie danych.	Ręczne tworzenie dokumentów na podstawie przechowywanych w arkuszu danych.
Rejestracja połączeń telefonicznych.	Możliwość ręcznego wprowadzania informacji o wykonywanych połączeniach.
Ciągłe aktualizacje i rozwój systemów.	Excel nie jest systemem dynamicznie rozwijanym.

Integracje CRM

Integracje i Technologie CRM / By Alicja Niesłuchowska

Programy CRM stały się kluczowym narzędziem w prowadzeniu współczesnego biznesu. Integracje CRM z innymi narzędziami może znacząco zwiększyć efektywność działania firmy.

Popularne Integracje CRM:

Integracja z Pocztą Elektroniczną

Pozwala na śledzenie komunikacji z klientami bezpośrednio w systemie CRM jak również automatyzację odpowiedzi oraz analizę zachowań klientów na podstawie ich interakcji. Każda wysłana i otrzymana wiadomość będzie przechowywana w bazie danych CRM. Systemy CRM integrują się z popularnymi programami takimi jak Outlook, Thunderbird, czy Gmail.

Integracja z Systemami ERP (Enterprise Resource Planning)

Integracje CRM z oprogramowaniem handlowo-magazynowym ERP umożliwia wymianę informacji o klientach, zamówieniach, kontrahentach, rozliczeniach, a także produktach. Prowadzi to do bardziej spójnego zarządzania zasobami oraz procesami biznesowymi.

Integracja z Systemami CMS (Content Management System)

Program CMS daje możliwość zarządzania treścią zarówno na stronie internetowej jak i mediach społecznościowych. Pozwoli to na łatwe dodawanie, edytowanie i usuwanie treści, bez potrzeby znajomości kodowania.

Integracja z Narzędziami Analitycznymi

Połączenie z narzędziami do analizy danych umożliwia głębsze zrozumienie zachowań klientów i skuteczności kampanii marketingowych. Analityka pozwoli prześledzić etapy transakcji od otrzymania nowego leada aż do procesu sprzedaży. Integrowane narzędzia z systemem CRM będą kluczowym czynnikiem, aby stworzyć lejek sprzedażowy.

Integracja platformą SMS

Mimo rozbudowanych funkcji mailingowych prostym i efektywnym sposobem komunikacji jest wysłanie wiadomości SMS. Dzięki możliwości integracji z bramką SMS, z poziomu systemu możemy wysyłać powiadomienia o nadchodzącym spotkaniu, obecnych promocjach lub statusie trwającego procesu sprzedaży.

Integracja z Narzędziami do Automatyzacji Marketingu

Automatyzacja marketingu, czyli działania ze wsparciem specjalnego oprogramowania, służącego do usprawnienia procesów związanych z contentem, reklamą oraz sprzedażą. Leady zebrane poprzez program marketing automation, możemy skutecznie obsłużyć poprzez system CRM. Zbierane przez narzędzia dane pozwolą również na analizę preferencji i zachowań zakupowych klientów.

Integracja CRM z kalendarzem

Integracja CRM z kalendarzami, takimi jak Google czy Microsoft, znacząco upraszcza zarządzanie zadaniami i terminami. Dzięki temu wszystkie spotkania i obowiązki są od razu widoczne w jednym miejscu. Po ustaleniu spotkania w systemie CRM pojawia się ono automatycznie w kalendarzu.

Integracja z programami księgowymi

Dzięki programom księgowym zintegrowanym z CRM mamy możliwość kontrolować finanse firmy. Integracja pozwala na automatyczne przenoszenie danych między systemami. Faktury, zamówienia i umowy są szybko dostępne w obu platformach. To eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji, co z kolei minimalizuje ryzyko błędów.